اتوماسیون اداری چاپارس با کارکرد تحت وب

اتوماسیون اداری چاپارس-کارتابل و گردش اداری نامه با کارکرد تحت وب
با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)
نرم افزار کارتابل و گردش اداری با دبیرخانه در ارتباط است
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری
2. سادگی کار با برنامه
3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری
5. سازماندهی مکاتبات اداری و روال کاری

اتوماسیون اداری چاپارس بر اساس ضوابط و ویژگیهای بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/82 کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسطه به شورای عالی اطلاع رسانی طراحی و تولید شده است.
همچنین با اضافه شدن بخش های مورد نظر شرکت های خصوصی ، به قابلیت انعطاف پذیری و کارایی برنامه افزوده شده است. نسخه فعلی برنامه تحت LAN می باشد. نسخه تحت وب برنامه در حال آماده شدن می باشد.
امنیت فایل ها ( نامه ها )ی ثبت شده , سادگی استفاده از برنامه و کاربردی بودن برنامه جزو اولویت های بالا و نقاط قوت برنامه می باشد.
تمامی فایل های ثبت شده در برنامه اعم از امضای دیجیتالی , نامه های اسکن شده , فایل های word و .... در سیستم کد گذاری و به فایل باینری با حجمی در حد چند کیلو بایت تبدیل و سپس در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود . بر این اساس انتقال (ترانسفر) اطلاعات با سرعت بالا انجام می گیرد , حجم بانک اطلاعاتی کم و امکان دسترسی به فایل ها فقط در برنامه و با دسترسی مشخص شده افراد امکان پذیر خواهد بود .
ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.
امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی ، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.
برنامه اتوماسیون اداری چاپارس جهت سهولت در استفاده و کاربری آسان تر به 2 نرم افزار "دبیرخانه" و "کارتابل" تقسیم شده است:

دبیرخانه (کامپیوتر کاربر دبیرخانه)
الف: نرم افزار دبیرخانه:
ثبت نامه ها (اسکن نامه) و ارسال آن برای کارتابل کاربران سازمان
گزارشات دبیرخانه و نامه های ثبت شده
گردش اداری نامه در سازمان (کامپیوتر کاربران)
ب – نرم افزار کارتابل و گردش اداری نامه ها:
دریافت نامه های ثبت شده و ارجاع شده.
امکان پاراف ، تعریف نامه ی جدید ، ارجاع به کاربران دیگر سازمان ، بایگانی شخصی و ارسال پیام های شخصی و ...

الف- مشخصات نرم افزار دبیرخانه :
با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری
2. سادگی کار با برنامه
3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری
برنامه بر روی windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista بصورت تک کاربره و تحت شبکه قابل نصب می باشد.
بانک اطلاعاتی برنامه Microsoft SQL Server است.
نرم افزار دبیرخانه با برنامه کارتابل و گردش اداری نامه در ارتباط است
ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.
امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی ، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.

بخش تنظیمات برنامه :
1. چارت سازمانی: ( تعریف چارت سازمانی- تعریف واحدها- تعریف کاربران و حق دسترسی آنها- تعریف امضای دیجیتالی برای کاربر - ... )
2. تعریف مشخصات سازمان
3. رویت وضعیت کاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...
4. تعریف الگوها (چارچوب ها)ی فایل های MsWord در برنامه و قابلیت استفاده برای کارتابل تمام کاربران
5. تعریف فایل های اسکن شده و قابلیت استفاده برای کارتابل تمام کاربران
6. دفترچه تلفن : امکان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شرکت ها , اشخاص
7. تعریف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبیرخانه بطور خودکار توسط سیستم ثبت می شود و نیازی به تعریف توسط کاربر نیست)
8. تعریف پوشه های بایگانی بصورت نمودار درختی جهت بایگانی و دسته بندی نامه ها.

بخش دبیرخانه:
1. ثبت و بایگانی نامه های وارده:
• ثبت مشخصات نامه شامل : پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – شماره نامه وارده و تاریخ نامه وارده تا 4 سطح – فرستنده – نام تحویل دهنده – موضوع – ارجاع به – پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات و شماره بایگانی و پوشه های بایگانی - سابقه نامه های وارده
- لینک با نامه به شماره پیرو
- تحویل رسید ثبت نامه
- امکان دریافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن
- امکان دریافت 4 فایل ضمیمه با فرمت های مختلف
- امکان ارجاع بدون محدودیت نامه به کارتابل کاربران
- جستجو با شماره اندیکاتور
- انتخاب صادره بر وارده
- انتخاب کلید های میانبر
- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

2. ثبت و بایگانی نامه های صادره:
ثبت مشخصات نامه شامل :پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – نام اقدام کننده –نام امضا کننده - گیرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به - پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات - شماره و پوشه بایگانی
- امکان چاپ فایل ضمیمه نامه
- امکان دریافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن
- امکان دریافت 4 فایل ضمیمه با فرمت های مختلف
- امکان درج شماره اندیکاتور و تاریخ نامه در چاپ
- لینک به نامه پیرو
- جستجو با شماره اندیکاتور
- صندوق نامه های ارسالی از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران
- رونوشت بدون محدودیت
- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

3. مینوت: دریافت نامه های ارسالی از کارتابل کاربران , برای تصحیح و یا تعویض فایل ضمیمه و ارسال به کارتابل ارجاع دهنده یا به دبیرخانه جهت ثبت و بایگانی.
بخش گزارش:
1. گزارش بایگانی:
- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زمانی
- جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی
- امکان چاپ نتیجه جستجو

2. گزارش دبیرخانه:
- جستجو با شماره اندیکاتور
- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زمانی
- امکان محدود کردن جستجو با محدوده شماره اندیکاتور
- امکان جستجو با انتخاب هرآیتم از آیتم های ثبت شده در دبیرخانه (پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – شماره نامه وارده و تاریخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – نام تحویل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات و شماره بایگانی)
- امکان چاپ نتیجه جستجو
- امکان چاپ نتیجه جستجو با ریز گردش اداری نامه برای هر شماره نامه
- گزارش تغییر متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )
- Report Generator چاپ انتخابی – نتخاب هر آیتم از آیتم های ثبت شده در دبیرخانه و امکان تغییر فضای نمایش هر فیلد

3. گزارش گردش نامه ها:
- امکان محدود کردن جستجو با بازه زمانی
- امکان محدود کردن جستجو با شماره اندیکاتور
- گزارش گردش اداری برای هر کاربر با عناوین:
- دریافت کننده نامه :نامه های دریافتی از دبیرخانه به عنوان ارجاع - وارده
- دریافت کننده نامه : نامه های دریافتی از دبیرخانه به عنوان رونوشت - صادره
- دریافت کننده نامه : نامه های دریافتی از کارتابل کاربران
- اقدام کننده نامه
- تعریف نامه جدید
- چاپ نامه
- گزارش گردش نامه
- گزارش جزیات ثبت نامه
- گزارش تغییر متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

ب- مشخصات نرم افزار کارتابل و گردش اداری نامه:

اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات بدون کاغذ (Paperless)

بخش کارتابل
1.نامه های رسمی – مینوت :
- پیام هشدار توسط سیستم برای نامه های جدید
- نمایش لیست نامه های موجود در کارتابل
- مشخص بودن نامه های رویت شده , رویت نشده , پاراف شده و جواب داده نشده از یکدیگر
- امکان رویت جزیات ثبت هر نامه
- امکان تنظیم و انتخاب فیلدهای نمایشی و اندازه آنها در کارتابل توسط کاربر
- امکان رویت گردش اداری هر نامه
- امکان استفاده از قلم نوری برای پاراف
- امکان پی نوشت و دستور برای نامه ها
- امکان انتخاب فونت و رنگ برای پاراف