اتوماسیون اداری کارا

سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی ، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو ، مشاهده ، ویرایش ، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی- اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازمان متناسب با ساختار آن است. گردش اطلاعات سازمانی- اداری می تواند شامل انواع مکاتبات ، نامه های وارده ، صادره و داخلی و یا انواع دستورات ، گزارش ها ، یادداشت ها ، پیغام ها ، مستندات ، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.

* به نیازها و مشکلات سازمانی پاسخ میدهد:
- دستیابی سریع و دقیق به اطلاعات ، مستندات ، سوابق و دیگر اطلاعات کاری
- بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
- شناسایی گلوگاه های سازمانی
- نظارت بر عملکرد کارکنان
- ردگیری و پی گیری در لحظه کارها
- گزارشات و نمودارهای مدیریتی دقیق و در لحظه
- بالا بردن کمیت و کیفیت بهره وری و بهره دهی در ساختار سازمانی
- نگهداری اطلاعات به صورت الکترونیکی
- به وجود آمدن روش های مناسب اداری- سازمانی از طریق دوباره نگری به روش های کاری
- حذف گردش کاغذ
- تسهیل ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
- صرفه جویی در هزینه زیاد بایگانی دستی ، کپی و گردش آن
- دسترسی به سیستم از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت

* بخشهای اصلی سیستم:
- کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها ، دستورات ، گزارش ها ، پیغام ها ، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد.
- نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها ، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.
- ارتباطات : مسئول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است.
- تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف ، و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است.
- تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان

* امکانات عمومی سیستم:
- پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده قسمت های مختلف سیستم را آسان ، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند.
- رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است.
- دسته بندی اطلاعات: دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال ، فرستنده ، موضوع و غیره.
- فیلتر: فیلترکردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی
- نمایش انعطاف پذیر: انتخاب نمایش ستون های اطلاعات ، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه

* امکانات اداری- سازمانی
- ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان
- ثبت الکترونیکی نامه
- ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها
- بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی
- امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات ، حتی در متن و موضوع آن ها
- امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه ، حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده
- امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن
- قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی ، فایل های ورد ، اکسل و دیگر محصولات آفیس ، مستندات فنی و یا نقشه ها ، ضمیمه کردن پیوست های پویش شده و یا الکترونیکی موجود در انواع فرمت های دیگر مانند متن ، عکس ، موزیک ، فیلم ، و غیره
- گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه
- گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره کردن گزارشهای متنوع از مستندات ، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می کند
- نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا
- امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی ، به صورت معمولی و یا با استفاده از قلم نوری
- ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف
- بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی
- بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد
- امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف
- امکان ثبت گردش مکاتبات
- ردگیری و پی گیری
- تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر
- گردش مستندات ، مکاتبات ، گزارش ها و غیره بدون نیاز به گردش کاغذ
- ارجاع نامه ، ارسال رونوشت نامه و رونوشت مخفی
- پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر امکان مشاهده نامه ها ، پیغام ها ، گزارشات ، دستورات و تمامی اطلاعات دریافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه
- امکان ارتباط از راه دور