نرم افزار مکاتبات داخلی ( مکاتبات اداری

نرم افزار مکاتبات داخلی ( مکاتبات اداری )
تحت وب ( Web Application )
مقدمه :
امروزه یکی از مهمترین اهداف ادارات ، سازمانها و شرکتها ، مکانیزه کردن فعالیتهای جاری خود به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل های موجود می باشد و در اکثر مواقع گردش نامه ها و حفظ سوابق از مهمترین امور جاری بوده و همواره هزینه انسانی و مالی زیادی را بر سازمانها تحمیل می نماید .
از این رو یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به امور جاری استفاده از سیستم های مکانیزه و اتوماسیون اداری می باشد ، که هدف در آن حذف کاغذ از مکاتبات داخلی ( اداری ) و Paperless نمودن کارها می باشد .
اجرای چنین سیستمی در شرکتها و سازمانها بسیار سریع بوده و در کوتاه ترین زمان ممکنه نتایج مثبت خود را نمایان می نماید.
از جمله مزایای چنین سیستم هایی می توان به موارد زیر اشاره نمود :
- کنترل بهتر بر کار ها
- برقراری ارتباط سریع میان واحدها و پستهای سازمانی و سهولت تبادل اطلاعات میان آنها
- جستجو و ردیابی سریع مکاتبات و کاهش فاصله‌های فیزیکی
- دسترسی سریع وآسان به اسناد و مکاتبات گذشته ( آرشیو )
- اعمال مدیریت بر گردش مکاتبات جهت سازماندهی به ارتباطات درون وبرون سازمانی
- کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق و افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
با توجه به موارد فوق این شرکت اقدام به تهیه و اجرایی نمودن سیستم اتوماسیون مکاتبات داخلی ( اداری ) نموده است که از جمله امکانات و مزایای سیستم به موارد زیر می توان اشاره نمود :
* تایپ نامه با امکانات کامل
* امکان پیوست فایل به نامه
* استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده برای نامه ها
* قابلیت منحصر به فرد ارسال و ثبت یک یا چندین تصویر Scan شده توسط انواع Scanner در محیط برنامه تحت وب ( تبدیل نامه های وارده شده به شرکت یا سازمان از حالت کاغذی به صورت الکترونیکی )
* امکان ارسال یک نامه به یک یا چند نفر
* امکان رهگیری نامه ارسال شده و اعلام خوانده شدن نامه توسط گیرنده
* آرشیو کلیه نامه های ارسالی و دریافتی
* امکان ایجاد چندین پوشه و زیر پوشه بدون محدودیت جهت دسته بندی نامه های ارسالی و دریافتی توسط هر کاربر بصورت اختصاصی
* امکان حذف و بازیابی نامه های ارسالی و دریافتی
* سیستم اعلام تعداد نامه های جدید رسیده برای کاربران Online به محض ارسال
* امکان ثبت پاراف توسط گیرنده نامه و ارجاع نامه به شخص دیگر
* قابلیت نگهداری اطلاعات در حجم وسیع .
* رابط کاربر فارسی و تحت وب .
* طراحی نرم افزار تحت شبکه و قابلیت اتصال از راه دور کاربران برای انجام کارهای روزمره بصورت Online و استفاده از سیستم نرم افزاری بصورت گسترده و غیر متمرکز تنها با وجود شبکه کامپیوتری ( LAN ) و اینترنت
* قابلیت تعریف سطوح امنیتی .
* قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه بدون محدودیت در تعداد کاربران .
* قابلیت کپی برداری از اسناد و نگهداری در محلی دیگر .
* ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم.
* قابلیت اجرا بر روی تمام ویرایشهای ویندوز
* قابلیت اجرا بر روی سخت افزار های مختلف
* گزارشات مدیریتی ( کارکرد کاربران ، تعداد ، تاریخ ، ساعت ارسال نامه ها و ... )
* امکان ایجاد محیط یکپارچه با دیگر سیستم های این شرکت ( آرشیو اسناد و مدارک ، دفترچه تلفن و ... )
* پشتیبانی و ایجاد امکانات دیگر بصورت سفارشی بر روی نرم افزار
جهت کسب اطلاعات بیشتر لطفا به وب سایت www.parsict.com مراجعه فرمائید ، در ضمن با کلیک بر روی لینک زیر می توانید مشخصات کلی نرم افزار را ملاحظه فرمائید .
http://www.parsict.com/oas.aspx
با تشکر
شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات پارس پردازش سدید
تلفن : 44048769 – 44048768 – 021
www.parsict.com